来場者管理システムとは？展示会・イベント運営が劇的に効率化できる仕組み
design
受付の行列、名簿の更新漏れ…その悩み、共通です。
展示会や各種イベントの現場では、
- 受付に行列ができる
- 名簿更新の抜け漏れが起きる
- 終了後の集計・アンケート回収で残業…
といった“あるある”に多くの担当者が悩まされています。
そこで注目されているのが「来場者管理システム」。
来場者情報の取得からチェックイン、リアルタイムの入退場管理、
アンケート回収までを一元化し、運営をスムーズにします。
来場者管理システムでできること
- 事前登録フォームで必要情報をスマートに収集
- QRコード受付で非接触・スピーディにチェックイン
- 入退場データの自動記録で混雑や在館数を可視化
- 来場者マイページで資料配布やお知らせを一本化
- アンケートの作成、配布、集計までオンラインで完結
これらをクラウドで行うことで、スタッフ工数の削減はもちろん、来場者体験の向上とデータ活用（翌年の改善）が同時に進みます。
運営効率 × 体験向上 × データ活用
- 受付のスループット改善
QRスキャンによる秒単位の受付で、行列や滞留を緩和。 - スタッフ負担の軽減
紙・Excelの照合や重複対応が減り、指示出しもシンプルに。 - リアルタイム可視化
現在の入場者数や混雑状況、会場別の滞在を把握。 - 翌年に効くデータ
事前登録→当日来場→アンケートまでの動線データが蓄積し、次回の企画・導線・人員配置の改善に活きる！ - 情報セキュリティの担保
個人情報のやり取りをクラウド上で適切に管理し、配布資料も安全に。
ツール選定のチェックリスト（システム導入で失敗しない見極めポイント🔎）
フォーム自由度：条件分岐／同行者登録／ファイル添付の可否
QR受付運用：QRコードリーダーだけでなく、スタッフのスマホで運用できるか
可視化とエクスポート：入退場のリアルタイム把握、CSV出力
マイページ配布：資料DL・お知らせ一斉配信ができるか
アンケート連携：設計〜回収〜集計がひとつの導線で完結するか
システム導入前と導入後、運営はここまで変わる。
Before： 来場者の到着を把握できず、営業連携が遅れがち。
After： 来場通知で担当営業が即フォロー。機会損失を防止。
Before： 会場の混雑状況がつかめず、誘導が後手に。
After： 入退場データで混雑をリアルタイムに把握。人員配置もスムーズ。
Before： 受付は紙やリスト照合で手間と人件費がかかる。
After： QR受付で誰でも簡単操作。教育時間が大幅削減。
➡ここまでの要件を満たすシステムとして、
展示会運営管理システム「ECOS(イーコス)」をご紹介します。
「ECOS」ならすべてクラウド上で解決。
ECOSでは、これらの改善を支える仕組みがすべてクラウド上で完結します。
- 申込フォームの柔軟設計
設問の条件分岐・同行者登録・ファイルアップロード対応で、どんなイベントにも合わせられます。 - QRコード付き来場証の自動発行
A4サイズで色分けやマップ掲載も可能。会場での混乱を防ぎます。 - 来場者マイページ
資料DLや事務局からのお知らせを一元管理。来場前後のコミュニケーションがスムーズに。 - リアルタイム入退場モニタリング
会場・入口別の入場数を即時に把握。混雑回避や配置最適化に役立ちます。 - アンケート作成～集計機能
回答データを即時反映し、来場者の満足度を定量的に可視化。
ECOS導入ステップ（最短２営業日でスタート！）
- ヒアリング：イベント規模や運営体制に合わせて、最適な運用方法をご提案いたします。
- トライアルサイトの提供（２週間）：実際の管理画面を使って操作感を確認できます。トライアルで作成した内容は本番環境へ移行可能です。
- 本契約・納品：ご依頼から２営業日ほどで本番環境をお渡しいたします。
トライアル期間はもちろん、サポート担当が質問に対応。初めての導入でも安心です。
来場者管理を“効率化”から“価値化”へ
イベント運営での「受付効率化」はゴールではなくスタートです。
ECOSを使うことで、
- データが蓄積され、次回以降の設計に活かせる
- 来場者との接点が増え、商談・リピートにつながる
- スタッフ教育の時間が減り、本来の“企画”に集中できる
といった“次の一歩”が生まれます。
まずはデモ体験から始めてみませんか？
→ お問い合わせはこちらから！